Control de existencias y materiales.

Todo vehículo sanitario que esté operativo ha de estar en buen estado y ha de tener la dotación sanitaria necesaria para prestar el servicio. Para ello ha de llevar a cabo el control de existencias y materiales. Esta acción está prevista en el punto 10 del Decálogo prehospitalario.

Dada la variedad y diversidad de empresas y vehículos, has de saber que pueden existir diferentes protocolos para asegurar este objetivo.

Una de las técnicas más habituales del control de existencias es realizar la revisión siguiendo un check-list.

¿Cómo es este check-list para hacer las revisiones?

No hay una hoja de control estándar, cada empresa suele tener la suya propia, de acuerdo con los protocolos establecidos y el tipo de vehículo de que se trate. Hay empresas que confeccionan manuales o guías para sus técnicos. En esta unidad pondremos algunos ejemplos de check-list para el control de existencias de diferente material, como el material fungible, el material de cura, o la medicación.

Para poder reponer el material de los vehículos asistenciales, necesariamente tiene que haber un stock de material. Este stock de material se encuentra en el almacén de la empresa. En esta unidad veremos cómo se realiza el control de existencias del almacén, cuáles son las funciones de la persona responsable del almacén, qué tipo de documentos se utilizan para el control de material y las aplicaciones informáticas de gestión, como se gestionan los stock y el control del inventario.
Has de saber que hay empresas que tienen un departamento de apoyo logístico que se encarga de que todas las unidades asistenciales estén en perfectas condiciones y de gestionar cualquier eventualidad que se pueda presentar. Este departamento también se encarga del mantenimiento de las unidades asistenciales y de que todo su parque móvil se encuentre en plenas condiciones de funcionamiento y operatividad.


Decálogo prehospitalario y control de existencias.

El control de existencias de materiales forma parte del décimo y último punto del decálogo prehospitalario: la reactivación. En este punto es cuando prepararemos la ambulancia para realización de un nuevo servicio, incluyendo limpieza, reposición de material y reposición de combustible si es necesario. Es en esta fase en que hemos de adoptar todas aquellas medidas necesarias para estar en perfectas condiciones para la realización de un nuevo servicio.

Cuando hayamos hecho la transferencia del paciente en el centro útil, recogeremos todo el material, eliminaremos los desechos y haremos una limpieza rápida del vehículo, haremos una reposición con el material de reserva y revisaremos el equipo utilizado.

Repostaremos combustible, si fuera necesario. Comunicaremos al centro de coordinación nuestra disponibilidad. Si nuestra unidad no es activada de nuevo antes de llegar a la base, allí limpiaremos a fondo nuestro vehículo, tanto el interior como el exterior y haremos la reposición del material de reserva, la revisión de los equipos utilizados, las existencias de oxígeno medicinal, etc. Después de esta fase, se iniciará de nuevo la cadena asistencial, con la fase de alerta.

¿Cuándo, cómo y quién realiza el control de existencias y materiales en los vehículos asistenciales?

El control de todo el material del vehículo, así como el estado de éste, en la mayoría de empresas de transporte sanitario, se realiza por parte de la dotación humana que trabajará con el vehículo. Se suele realizar al inicio de la jornada y después de cada servicio.

Cuando se ha acabado de hacer un servicio con el vehículo sanitario, cada equipo humano ha de hacer la reposición de todo lo que ha gastado. Se ha de limpiar y desinfectar el material y la ambulancia, y si es necesario, se esterilizará o se llevará a esterilizar instrumental utilizado. Se colocará y ordenará de nuevo todo el material en el lugar correspondiente.

¿Dónde se encuentra el material que hemos de reponer?

Los vehículos asistenciales suelen tener un pequeño almacén con material de reserva para poder reponer lo necesario y poder estar ser de nuevo activados en caso de necesidad, sin haber de pasar por la base o centro de coordinación para efectuar la reposición. Al final de la jornada se repondrá también el pequeño almacén del vehículo sanitario.



Funcións del TES en el control de existencias.

Como debes recordar, en las anteriores unidades de trabajo, hemos visto los diferentes vehículos asistenciales y la dotación de material sanitario determinado en función del tipo de asistencia que deben realizar, por ello debes saber que existen diferencias con respecto a:

• material fungible 
• medicación 
• material de cura 
• reservas de oxígeno

Es función del TES, bajo supervisión del personal sanitario (DUE, Médico) realizar una revisión que confirme la correcta disponibilidad de los diferentes equipamientos sanitarios de la ambulancia. Para ello deberás comprobar las existencias del material, verificando minuciosamente su recuento, y todo ello lo ordenarás en el interior de la cabina o célula sanitaria para acceder al diferente material en el menor tiempo posible.

También deberás controlar la disponibilidad y funcionalidad del material de movilización (silla, camilla, camilla de cuchara, tabla espinal, etc.), de esta manera evitarás posibles malos funcionamientos del material descrito.

Así entre las funciones del TES, y bajo supervisión del personal médico o de enfermería, encontramos:

• La reposición del material, control de las baterías y sus cargas y del correcto funcionamiento del material de electromedicina y comunicaciones, así como los niveles y cuidados de las balas de oxígeno fija y portátil.
• La comprobación de que la cantidad y el estado del material sanitario es el adecuado para la realización del servicio según la normativa vigente.
• La comprobación de la documentación general del vehículo sanitario:

1. Autorizaciones y permisos legales del vehículo para su funcionamiento
2. Mapas y callejeros de su zona de actuación, o GPS.
3. Los partes de asistencia y formularios disponibles en el vehículo.

• Así mismo deberás comprobar la existencia de material de balizamiento de autoprotección personal e iluminación portátil según la normativa vigente.

Has de tener muy presente que en el caso de detectar una carencia, un mal funcionamiento o un mal estado de algún material, deberás informar (es conveniente dejar constancia por escrito) con la mayor brevedad posible a la persona responsable para su inmediata reposición.

La revisión previa del vehículo y su material ha de realizarse antes y después de cada guardia y deberás dejar constancia por escrito de todas las carencias detectadas en el parte de revisión.

Es importante realizar correctamente la revisión del material, para así facilitar la función del equipo entrante, que controlará el material siguiendo los registros establecidos, y también el estado de reposición del material, la medicación y su caducidad y el estado del material fungible.

Así mismo estos registros son una prueba documentada del trabajo realizado, en función de las diferentes asistencias y las incidencias que han acontecido durante el servicio.


Control de existencias para la primera atención al paciente.

Cuando se comienza el turno de trabajo, cada equipo de la dotación de personal de la ambulancia ha de hacer una revisión general del control de las existencias. Uno de los controles de existencias que se ha de realizar es el del material necesario para una primera atención al paciente. El vehículo tendrá que tener toda la documentación necesaria, así como los planos de la ciudad y mapas de carreteras, el GPS. Los elementos de seguridad, de autoprotección, de balizamiento de la zona, de movilización e inmovilización, así como la lencería, se tendrán que revisar para ver que están en el número requerido, y en perfecto estado de utilización. Como hemos comentado anteriormente, cada empresa seguirá su protocolo de control de existencias. Las hojas de control de material, como hemos comentado anteriormente, a parte de facilitar el trabajo al equipo que comienza la jornada, pasan a ser un registro de la actividad realizada. También serán útiles para poder hacer un seguimiento en el almacén del stock de las existencias. A continuación pondremos un ejemplo de un check-list que se puede seguir:

Control de existencias del material fungible.

El material fungible, en los vehículos de transporte sanitario suele estar situado en diferentes compartimentos, armarios o cajones de la célula asistencial para poder tener un mínimo almacenaje, que ha de ser el suficiente para garantizar que el equipo de trabajo pueda estar de nuevo en la fase de alerta en el mínimo tiempo posible, pero no podemos tener reservas ilimitadas. Las cantidades son variadas, dependiendo de la flota de vehículos de que disponga la empresa y del territorio que tenga que cubrir, así como de la distancia que se encuentre el vehículo de su base.

¿Cuándo haremos las revisiones para poder controlar las existencias de material fungible?

Se suele hacer al principio de la jornada y es necesario que repongamos el material gastado después de cada servicio.

Cuando hagamos el control de existencias de material fungible, habremos de comprobar su caducidad, retirando el material fungible caducado y efectuando la reposición de acuerdo a las condiciones de su conservación, según sus características y las necesidades de almacenamiento.
Esta revisión también suele hacerse siguiendo un check-list que haya diseñado la empresa para dejar constancia por escrito de la revisión hecha y para saber qué material se ha de reponer. Este control por escrito, permitirá asís mismo poder hacer un estudio de la optimización de los recursos materiales.

Los criterios para la revisión pueden ser diferentes. Se puede hacer la comprobación del material situado en los diferentes armarios y cajones, el situado en los maletines y botiquines, o bien siguiendo una lista por orden alfabético, según los protocolos y criterios que tenga la empresa.
Se comprobarán las existencias del material fungible, verificando minuciosamente la cantidad existente de cada material, su estado, su limpieza y las caducidades de aquel material que viene embolsado, en especial el material estéril de un solo uso.

Además, el material fungible se ordenará en el interior de célula asistencia para poder acceder al que necesitemos en el menor tiempo posible.

Las empresas suelen tener bases logísticas en las que se dispone de un almacén de material fungible.

En caso de necesidad el personal de almacén suministra todo aquello necesario al personal del vehículo sanitario. Suele haber una persona encargada dentro del equipo sanitario, que solicitará este material con el registro del control de existencias y la necesidad de reposición.

A continuación pondrás ver dos ejemplos de hojas de check-list para control de existencias de material fungible relacionado por orden alfabético y de material fungible clasificado según la funcionalidad, como por ejemplo material de cura.

Control de las existencias del material de cura.

Como debes saber, al terminar tu jornada de trabajo deberás comprobar la caducidad del material de cura, retirando todo lo caducado, posteriormente y en función de la actividad es necesario identificar la necesidad de reposición, para posteriormente cumplimentar las órdenes de pedido y así efectuar la reposición según las características y las necesidades de almacenamiento.

A continuación vamos a ver un Check-list del material de curas, que será de gran ayuda en esta tarea:

Control de existencias de la medicación.

Al igual que para otro material ya comentado anteriormente, el mantenimiento de la medicación deberá ser realizado diariamente, al inicio y final de la jornada de trabajo, tanto en los vehículos asistenciales de Soporte Vital Básico como en los de Soporte Vital Avanzado. Existe un protocolo de revisión, con diferencias en función de la empresa adjudicataria del servicio, en donde se especifica la cantidad necesaria del número de cada uno de los componentes.

Este procedimiento tiene la finalidad de establecer la revisión sistemática de los medicamentos que tienen los vehículos asistenciales al finalizar la jornada laboral, y que se considera indispensable para poder asegurar la operatividad de la unidad para la asistencia adecuada a un enfermo crítico. Es importante que el material esté siempre ordenado y recogido. Resulta aconsejable ejercitar el procedimiento, para poder realizar el mantenimiento de una forma segura y efectiva.

En el mantenimiento de la medicación tendremos en cuenta lo siguiente:

• La fecha de caducidad.
• El número de unidades que hay que reponer.
• El reciclaje de los medicamentos caducados.

A continuación vamos a describir la secuencia del protocolo que deberás seguir para el correcto mantenimiento de la medicación del vehículo sanitario:

• Deberás abrir los ampularios y comprobar el estado de las existencias de los medicamentos, esta acción es importante para comprobar "in situ" la existencia o no de las unidades necesarias.
• Seguidamente procederás a la identificación de la necesidad de reposición.
• A continuación procederás a cumplimentar las órdenes de pedido, precisando el tipo de material, el agente y la unidad o empresa suministradora.
• Posteriormente deberás retirar los medicamentos caducados y en su lugar se realizarás la reposición por otros en perfectas condiciones y con una fecha de caducidad tardía.
• Debes tener en cuenta que hay medicamentos que deben ser conservados en las condiciones de temperatura y luz que indique el laboratorio de fabricación, algunos de ellos deberán ser refrigerados y otros requerirán de su protección respecto la luz solar.
• Debes tener presente que tendrás que limpiar y mantener en óptimas condiciones el ampulario de los medicamentos, para ello es aconsejable realizar el mantenimiento a continuación de la utilización.
• Al finalizar la jornada de trabajo la unidad debe estar en correcto estado sin objetos adicionales a los estrictamente necesarios. Este procedimiento es de obligado cumplimiento para todo el personal asistencial y se debe realizar en todos los cambios de turno.

Debes saber que el control de la medicación del vehículo varía en función de la empresa adjudicataria del servicio. Es por ello que no existe una uniformidad en la medicación que debe llevar una ambulancia de Soporte vital Avanzado. Como debes recordar existe una legislación que marca los mínimos respecto a la medicación que deben llevar las ambulancias. A partir de aquí, cada empresa y en función de sus necesidades dotará con distintos medicamentos sus ambulancias.

A continuación tienes un esquema de check-list que puedes seguir para el control de la medicación. La medicación está organizada por cajones numerados.

Control de material de vía aérea y de las reservas de oxígeno.

El material de vía aérea se suele controlar también a través de un check-list. Este material puede estar ubicado o bien en los maletines de vía aérea, o en cajones o compartimentos de la ambulancia.
Vamos a ver un ejemplo de la hoja de control que se puede llevar a cabo para controlar el material de vía aérea.

El oxigeno medicinal también se ha de comprobar diariamente, cuando se comienza el turno de trabajo. Hemos de verificar la cantidad de oxígeno existente en las bombonas de oxígeno que hay en el vehículo.

Recuerda que las ambulancias han de disponer de una capacidad superior a 4.000 litros, con botellas de recambio y botellas portátiles que puedan ser llevadas al lugar del incidente con rapidez del en caso de que sea necesario.

Si su nivel no es el adecuado, hemos de realizar su reposición.



Sistema de almacenaje y conservación del material sanitario en el vehículo.

El almacén de las empresas de transporte sanitario puede ser más grande o pequeño en función del tipo de empresa. Las empresas más grandes tienen diferentes puntos de almacén o bases logísticas.

El almacén o base logística dispone de material fungible y de aparataje de electromedicina de sustitución.

Como recordarás el vehículo sanitario debe tener la capacidad para contener todo el material sanitario en perfecto estado, perfectamente ordenado y con total seguridad para los sanitarios y el paciente.

Para ello las diferentes ambulancias disponen de distintos habitáculos para el material sanitario.

El vehículo tendrá así cajones para el material, vitrinas para poder ver el contenido, contenedores para material específico, armarios para material de seguridad y material de trauma y una zona exclusiva para la instalación de oxígeno de la ambulancia.

Así mismo, como recordarás existen medicamentos que tienen unas características especiales para su conservación y almacenaje, por ello es importante que la nevera y el calentador tengan un correcto funcionamiento, para mantener dicha medicación.

Como ejemplo, vamos a recordar diferentes medicamentos con necesidades de conservación específicas:

• El Propofol 1%, es un anestésico, que necesita una temperatura constante de no más de 25º para su conservación.
• La Succinil colina, es un anestésico y relajante muscular, necesita una temperatura de entre 2 y 8 º para su correcta conservación.
• El Rocuronio, relajante muscular, necesita una temperatura de conservación de entre 2 y 8º.
• La Isoprenalina, es un antiarrítmico, que necesita una temperatura de conservación de entre 2 y 8º
• La Insulina rápida y el Glucagón precisan de una refrigeración entre 2 y 8º
• La Enoxaparina, es un anticoagulante, que necesita una temperatura ambiente para su conservación
• La Tenecteplasa, es un trombolítico, que una vez reconstituido se debe mantener a una temperatura entre 2 y 8 º
• Hidroxicobalamina (frascos de liofilizado),antídoto en la intoxicación por cianuro en los incendios, necesita para su correcta conservación la protección de la luz
• Los sueros, como el Fisiológico y el Manitol, en el caso de tener que ser administrados a un paciente hipotérmico, deberán ser calentados previamente, de esta forma conseguimos aumentar su temperatura corporal.

Aplicaciones informáticas de gestión y control de almacén.

Un modelo utilizado de almacenaje es el de un almacén en donde los productos sanitarios, médicos o material fungible están por duplicado.

• Así hay un cajón A y otro B para el mismo material.
• Cada cajón tiene una tarjeta identificativa con el sistema de código de barras que se lee por radiofrecuencia (el lector al pasarlo nos dice en el ordenador los productos de ese cajón)
• Consumimos el material del cajón A.
• El B no se toca.
• Una vez consumido todo el material del A, la tarjeta del cajón se retira y se coloca en un panel situado al lado de los cajones, mientras, consumimos material del B.
• El personal reponedor al pasar "lee" el código de barras, inmediatamente el ordenador dice los productos que debe contener el cajón y se reponen.

Así de esta forma nos aseguramos en todo momento de no entrar en riesgo de no tener existencias suficientes para abastecer las ambulancias, llamado ruptura de stocks. Se produce cuando el almacén no es capaz de atender la demanda al no disponer de los stocks que le solicitan.

Para realizar una correcta gestión de los stocks deberás conocer una serie de conceptos:

• Coste de compra. Es el coste de compra al proveedor, más los gastos necesarios hasta su llegada al almacén. La cantidad dependerá del número de unidades compradas, del precio de cada unidad y de los gastos originados hasta su llegada al almacén.
• Coste de pedido. Es el que se genera al realizar el pedido, como consecuencia de la preparación, los impresos, gastos de teléfono, la recepción.
• Coste de mantenimiento. Al tener un activo incrementado en la empresa aumentan los gastos. También puede aumentar la necesidad de más espacio físico, todo ello repercute en un mayor gasto.
• Coste de personal. En caso de necesitar más empleados se incrementarán los gastos de personal.
• Coste de materiales. Se pueden producir pérdidas, deterioros y caducidades en los medicamentos almacenados, ello repercute en un aumento del costo.
• Coste de ruptura de stocks. Se produce cuando el almacén no es capaz de atender la demanda al no disponer de los stocks que le solicitan.

Gestión de existencias: identificación y trazabilidad.

La gestión de stocks es sin duda un elemento vital para el funcionamiento adecuado de la prestación del servicio. La gestión administrativa por parte de las empresas adjudicatarias del servicio ha experimentado una evolución gracias al proceso informático. El programa Excel es sin duda uno de los más utilizados, dado que permite utilizaciones específicas para cada necesidad.

Debes saber que la gestión de existencias desempeña 2 funciones distintas:

• El tratamiento meramente administrativo de los stocks de la medicación y del material.
• La estratégica, que incluye tomar decisiones para conseguir el objetivo global de mejorar el flujo integral de materiales médicos en toda la empresa, y que busca un equilibrio entre la inversión en stocks (y los costes derivados) y el servicio deseado al cliente.

El objetivo de la gestión de los stocks es establecer diferentes estrategias que permitan una mejor utilización con un coste mínimo. Siempre se tiene que hacer el pedido con un cierto margen de seguridad para poder atender la petición de las diferentes unidades asistenciales. El encargado del almacén tiene que tener en cuenta no sólo lo que tarda la empresa suministradora en enviar el producto, sino también el tiempo que pasa desde que facilita al Departamento de Compras la información del estado de las existencias para hacer el pedido, hasta el tiempo que necesita este departamento para efectuar el pedido, es por ello imprescindible un margen de tiempo suficiente, de lo contrario entraríamos en el denominado Stock de ruptura, que es aquel que supone no poder abastecer la demanda de un producto determinado.

La gestión de los stocks trata aspectos como:

• El nivel de existencias que hay en la ambulancia 
• Las diferentes cantidades de medicación o material fungible a reponer según el protocolo y que se han de pedir 
• El control de los diferentes inventarios del material diverso de la ambulancia.

Por su parte la trazabilidad de un medicamento es el seguimiento de todo el recorrido que hace el medicamento en todas las etapas de su comercialización, es decir, desde que comienza a ser elaborado en el laboratorio hasta que se vende en la farmacia o se dispensa en el hospital o en la ambulancia. La trazabilidad es fundamental para lograr una buena praxis y un correcto uso de los medicamentos, así como para establecer una acción terapéutica libre de complicaciones. Este seguimiento es además la herramienta con que cuenta el sistema sanitario para detectar falsificaciones, adulteraciones u otro tipo de delitos que se puedan cometer sobre los medicamentos.

El artículo 87 del proyecto de Ley 29/2006 de 26 de julio, de garantías y uso racional de medicamentos y productos sanitarios, se refiere a la trazabilidad de los medicamentos y establece un procedimiento con el fin de asegurar un adecuado abastecimiento del mercado y reforzar la seguridad de los medicamentos.

Se ha visto que la trazabilidad permite un importante ahorro en los gastos de salud, porque se relaciona con el uso racional de los medicamentos.
La trazabilidad permite:

• El seguimiento de los medicamentos hasta el momento de su dispensación al paciente para el consumo.
• Se incorpora también la identificación del lote completo, lo que permitirá una rápida intervención en caso de que se detecten problemas de seguridad.
• Las medidas afectan a todos los medicamentos importados, al establecer la obligación de que los distribuidores comuniquen todos los medicamentos distribuidos con independencia de su origen.

Existen distintos proyectos para mejorar la trazabilidad. Uno de ellos consiste en un sistema de identificación única de medicamentos, destinado a evitar el robo, la falsificación y la adulteración. Fue desarrollado en forma conjunta por una empresa dedicada a sistemas informáticos de salud. Se basa en un sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID), que incluye una etiqueta de papel con un finísimo alambre de cobre que termina en un chip pequeño como un punto. La etiqueta, a pegar en cada caja que salga de un laboratorio con destino a un hospital, farmacia o almacén sanitario, incluye en el chip datos como número de lote y de partida, fechas de fabricación y caducidad, código del producto, cantidad y precio. Suecia ha sido el primer país de la Unión Europea en incorporar el sistema de lectura por radiofrecuencia Data Matrix.

De esta manera se busca dar un paso definitivo en la mejora de la trazabilidad de los medicamentos, mientras tanto, es necesario destacar la necesidad de una compra segura de fármacos, una aplicación correcta y una ley que se comprometa con la seguridad de la salud de las personas.

Sin duda, la aplicación de la trazabilidad en los vehículos sanitarios permite la mejor gestión de los medicamentos, pues da una seguridad absoluta respecto al medicamento, al decir su lugar de fabricación, procedencia, fecha de producción, fecha de caducidad y presentación entre otras cosas.



Funciones en el control de existencias de almacén.

La finalidad básica del control de las existencias del almacén es asegurar la existencia del material, aparatos y equipos electromédicos de las ambulancias para poder suministrar a los diferentes vehículos sanitarios, y así que puedan prestar un servicio de calidad.

El control de las existencias es la base de una buena gestión del almacén, puesto que dicha existencia representa un capital inmovilizado, que debe mantenerse en un mínimo, compatible con la buena marcha del servicio que se presta por parte de cada uno de los vehículos activos de la empresa.

¿Sabes en qué principios se basa el control de las existencias del almacén?

Para poder establecer un buen sistema de control de existencias es necesario:

• En primer lugar, fijar por parte de la dirección de la empresa el criterio que se ha de seguir en el volumen y variedad de material que ha de constituir la existencia.
• A continuación, este criterio se ha de traducir en un programa de compras, estableciendo los máximos y los mínimos de existencias de cada artículo.

En las empresas suele haber una persona responsable del almacén cuya responsabilidad es la de la organización del almacén y el control de las existencias.

Las funciones pueden cambiar según el tipo de empresa. A continuación ponemos algunos ejemplos de funciones que podría tener el personal responsable del almacén de empresas de transporte sanitario:

• Recibir, controlar y clasificar los check-list efectuados por el personal de los vehículos sanitarios cuando realiza la reposición de material. Suministrar el material solicitado a los diferentes vehículos sanitarios para que puedan reponer los materiales gastados. Esto comporta una variación de existencias sobre la que ha de tener el control a través de la gestión del programa informático con el que trabaje.
• Facilitar al departamento de compras la información sobre las existencias de material. Periódicamente la persona responsable de almacén cumplimentará las órdenes de pedido, precisando el tipo de material, el agente y la unidad o empresa suministradora Este listado u órdenes de pedido, será diferente, según el programa que tenga la empresa, igual que el protocolo a seguir.
• Llevar un minucioso control de las entradas y salidas de los materiales del almacén. Las entradas serán las que se realicen a través del suministro de los diferentes proveedores y las salidas las que se realicen para la reposición de material de los diferentes vehículos sanitarios, controladas también a través del registro de la reposición (las hojas de check-list) que se realiza en cada turno de trabajo.
• Vigilar que no se agoten los materiales (máximos y mínimos). Cuando la aplicación informática de control de existencias detecta que algún producto alcanza los límites marcados, suele haber una alarma que lo indica y a partir de aquí el Departamento de Compras puede realizar el pedido al proveedor que corresponda.
• Garantizar que el abastecimiento por parte de los proveedores se haga en el tiempo establecido. El pedido se tendrá que hacer teniendo en cuenta el stock que se ha de tener para poder suministrar a los vehículos sanitarios y el tiempo que tarda el proveedor en suministrar el producto. 
• La recepción del material. Cuando un proveedor suministra algún producto, la persona responsable del almacén procederá a su recepción. Tendrá que verificar que sea el producto que recibe coincide con lo que describe el albarán, tanto en cantidad como en calidad, comprobando si ha llegado el producto del que se había hecho el pedido. Una vez comprobado, el producto se tendrá que etiquetar, colocarlo en el lugar físico que le corresponda en el almacén e introducirlo en el ordenador. El programa informático indicará las cantidades que hay en stock. El albarán será entregado al Departamento de Compras.

Documentos de control de existencias de almacén.

Igual que se lleva a cabo un control de las existencias de material en cada uno de los vehículos sanitarios, también se ha de llevar en el almacén de la empresa.
Antes de que se informatizaran las empresas el control de las existencias del almacén o base logística de la empresa, se llevaba a través de fichas de almacén, eran fichas con soporte papel.

Actualmente la gestión del control se lleva por diferentes sistemas informáticos, desde programas específicos que pueden tener las empresas, hasta base de datos de elaboración propia donde se controlan las entradas y salidas de material. Dependerá de la envergadura de cada empresa. Cualquier sistema es válido si está proporcionado al movimiento de los materiales del almacén y si siempre se registra toda salida y entrada de material, por pequeño que sea el movimiento.

Actualmente recibe el nombre ficha técnica cada apartado de la base informática que describe un producto.

Este documento de control ha de contener una determinada información como: las referencias del producto, quien es el proveedor, número de unidades que tiene que haber en stock, la ubicación en el almacén, los vehículos a los que se ha de suministrar, etc.

El sistema físico de almacenaje ha de estar organizado de tal forma que cualquier material pueda encontrarse con rapidez y a su vez facilite la rotación de los productos usando primero los más antiguos. Todo material debe estar claramente etiquetado para poderlos encontrar con facilidad y evitar posibles confusiones con otros productos de envases parecidos, pero productos muy distintos.

Todo material debe estar claramente etiquetado para poderlos encontrar con facilidad y evitar posibles confusiones con otros productos de envases parecidos, pero productos muy distintos.

Los documentos de control de las existencias de almacén pueden ser muy variados, según de la empresa que se trate y cada documento está diseñado según el objetivo que desempeña en el funcionamiento del almacén.

Ente estos documentos podemos encontrar:

• Los albaranes de suministro de material de los proveedores.
• El documento informatizado de las existencias, correspondiente al programa informático.
• Una hoja de papel A4 impreso del programa informático.
• Tarjetas de identificación de productos, que a través de una pistola con código de barras que se pasará sobre ellas y se podrá saber los productos que faltan, según el stock del almacén.

Estos registros deben facilitar la localización de los productos y tener controlado el suministro que se hace a los diferentes vehículos sanitarios, así como la reposición de materiales del propio almacén.


Inventario.

Las empresas de transporte sanitario, igual que todas las empresas, han de llevar un control de sus existencias de material.

¿Sabes como llevan a cabo este control?

Este control lo realizan a través del inventario.

El inventario es la relación detallada de bienes que posee una empresa tiene, su valoración y el lugar donde se encuentra. El material que consta en el inventario está repartido entre el almacén, los vehículos sanitarios y las diferentes dependencias de la empresa. Hacer inventario es realizar una comprobación de que las existencias a nivel teórico corresponden a nivel real, y en caso de que existan diferencias, corregirlas durante el mismo. Este control se hace de forma periódica, habitualmente una vez al año.

¿Qué factores pueden hacer variar el inventario?

Puede ser que no se haya registrado alguna entrada o salida en el almacén, o que se haya deteriorado o caducado algún producto, o bien que se haya estropeado algún aparato o que haya habido un extravío de algún aparato durante un servicio. Así pues, como hemos comentado anteriormente, en el caso de que no haya coincidencia entre el material que consta en el último inventario y el recuento que se realiza, se tiene que analizar la causa y si procede, se ha de modificar la ficha teórica del inventario, es decir, se hace la corrección de la documentación que se tiene de cada producto para que se adapte a la realidad.

Para las empresas es importante hacer inventario, porque los materiales y equipos electromédicos tienen un coste, y cualquier alteración afecta a los resultados de la empresa. Hacer control del inventario es una acción que valida el valor de las existencias de la empresa, y refleja lo que realimente hay en existencias, no lo que teóricamente tendría que haber.



Control de existencias de material sanitario en situaciones de emergencia.

Debes saber que en una situación de emergencia suele existir un ambiente confuso y desordenado, por ello es importante que conozcamos los medios que tenemos a nuestra disposición, para poder realizar la mejor asistencia en el menor tiempo posible.

Para ello, deberemos conocer los medios materiales que tenemos en función de la emergencia y también identificar los medios que necesitaremos para actuar en la emergencia.

Resulta muy difícil establecer los medios necesarios para la actuación, pero se puede elaborar un catálogo común independientemente del suceso acontecido.

Para ello hay que dotar a los equipos en función del área geográfica y los riesgos propios de la zona.

Está aceptado que cada equipo deberá poder atender a 25 pacientes críticos, y debes tener presente que deberá ser transportado el material sanitario necesario al lugar de la emergencia.

Los recursos transportables deben ser enviados a la zona en arcones especiales. Por su parte estos arcones deben cumplir una serie de condiciones, como la impermeabilidad, han de ser ignífugos, resistentes, apilables, con un interior con separadores móviles y también con bandejas removibles para de esa forma poder agrupar de una manera ordenada los medicamentos y material fungible sanitario que contengan. Debe existir en el exterior una etiqueta que permita conocer de una manera rápida y sencilla el contenido del arcón. Deberá tener en cuenta el color en función del contenido, así color azul para el respiratorio, rojo para el circulatorio, amarillo para el material pediátrico y verde para otros.

El material sanitario debe cumplir una serie de características propias debido a las diferentes circunstancias de actuación y al lugar o zona en donde van a ser utilizados, así pues éstas son las características que deben cumplir:

• El material debe ser conocido por el personal sanitario y ha de haber existido un entrenamiento previo por parte del personal de emergencias.
• Es preferible que el material sea desechable. Si no es así debe ser un material que pueda ser esterilizado de manera sencilla.
• El material debe ser empaquetado en envases individuales, de apertura sencilla.
• Deben ser resistentes a las condiciones ambientales, aún en el caso de ser éstas adversas.
• Es importante que el material pueda ser identificado de manera rápida y sencilla, debe estar identificado en la lengua del país y debe ser fiable, seguro y resistente.

Preparación logística de material sanitario para situaciones de emergencia.

Cuando vamos a actuar en una situación de emergencias debemos saber qué tipo de material necesitamos llevar y en primer lugar hay que conocer el equipo de protección y seguridad de los intervinientes, a continuación vamos a recordar el contenido del mismo:

Los cascos de protección han de ser ligeros y cómodos, resistentes y con ventilación adecuada. Pueden llevar acoplada una luz frontal.

Las gafas de seguridad, deberán ser, a ser posible de policarbonato, la pantalla será antirayado, protegerá de los rayos UVA, antivaho y antiempañado.

Con respecto a las mascarillas, las hay de dos tipos, unas que protegen al personal y a los pacientes de posibles contagios y evitan la penetración de fluidos externos. La eficacia de filtración de bacterias no debe ser inferior al 98%.

Otras mascarillas protegen al personal del ambiente, éstas llevan filtros especiales para cada tipo de emergencia.

Los guantes, son de elección los de vinilo o nitrilo, debido a los problemas alérgicos del látex. Deberán ser suaves al tacto, desechables y se deberán tener al menos tres tallas disponibles.

La bandolera con la documentación correspondiente, debe contener una cámara fotográfica, fichas de intervención, ficha de alta voluntaria, normativas de aplicación y protocolos de actuación ante diferentes situaciones.

Los equipos de transmisión, comprenden como mínimo el teléfono y la radiotransmisión.

Existen prendas especiales que son adecuadas para actuar en zonas de gran contaminación, ya sea nuclear, biológica y química (NBQ), estas prendas van destinadas a evitar las posibles contaminaciones de los intervinientes.

Hay dos tipos de trajes:

• Los de uso militar, de fibras sintéticas y con retardantes al fuego, y que internamente tienen una capa de carbón activo. Suelen ser camuflados.
• Los de uso civil, empleados en industrias químicas, por bomberos en caso de amenaza NBQ, suelen estar hechos de propileno que es resistente a los productos químicos.

Debes saber que el personal interviniente en una emergencia deberá comprobar el estado y el contenido de sus prendas y utensilios que vayan a utilizar en la aproximación al lugar de los hechos y el posterior control y aislamiento de la zona.

Vamos a ver cuáles son los diferentes elementos que hay que revisar adecuadamente:

El Chaleco, tiene que ser transpirable, con bolsillos con cierres. Deben tener bandas reflectantes y con el nombre reflectante de la empresa. Dotación de los chalecos:

Chaleco médico:

• silbato, equipo de transmisión, cintas de clasificación, esparadrapo
• Medicación precargada: analgesia, atropina, adrenalina
• Vía aérea: Guedel, Ambú,TOT, laringoscopio, apósito torácico y punción cricotiroidea
• Circulatorio: venoclisis, apósito compresivo
• Inmovilización: collar cervical

Chaleco del GUE (Graduado Universitario en Enfermeria):

• Equipo transmisor
• Vía aérea: igual que el médico
• Circulatorio: igual que el médico
• Inmovilización: igual que el médico

Chaleco del técnico:

• Equipo transmisor, linterna de emergencia y cinta de balizamiento
• Vía aérea: Guedel y Ambú
• Medicación precargada y fluidoterapia de apoyo
• Específico: apósitos y mantas de quemados

Las riñoneras, o bien cinturón, o estuche. Contienen el pequeño utillaje necesario para el rescate de las víctimas. Deberán contener los siguientes elementos:

• Punzón para romper cristales
• Navaja
• Linterna diagnóstico
• Compresores de vena y torniquetes
• Tijera par cortar ropa

Deberás comprobar el material necesario para el control y aislamiento de la zona, como por ejemplo:

• Cintas y pivotes de balizamiento de material reflectante, de franjas rojas y blancas transversales
• Foco de luz conectado a un generador portátil y con posibilidad de conexión a una fuente eléctrica
• Megáfono, utilizado por la persona que tiene el mando de la operación.

Debes saber que hay que controlar y revisar el material necesario para el rescate, la inmovilización y movilización de las víctimas, así como disponer del material necesario de atención a posibles quemados.

• El chaleco inmovilizador.
• Los collarines cervicales.
• Las férulas, ya sean de tracción o simples como las de Kramer, las de vacío y las hinchables transparentes. Actualmente son de utilidad en las vendas de resina, por ocupar poco espacio, no precisan ningún dispositivo especial añadido, son muy resistentes, no precisan almohadillado entre la piel.
• Inmovilizador de cabeza o Dama de Elche.
• Apósitos para quemados, de diferentes tamaños, del tipo: Gelipermâ y Water-jelâ.
• Mascarillas Monagan, en intoxicaciones por Monóxido de Carbono
• Hydroxicobalamina (Cyanokit â 2,5 g), antídoto de la intoxicación por cianuros (inhalación humo en incendios). No se debe dar en embarazadas, menores de 15años, politraumatizados y quemados con más del 20 % superficie corporal.
• Manta apaga fuegos, combinan un gel hidrosoluble con una manta de lana, estas son sus características:

1. Permiten la extinción del fuego sobre el quemado
2. El producto penetra rápidamente, sin tener que desnudar a la víctima
3. Tienen poder bacteriostático
4. Enfrían rápidamente el cuerpo
5. Alivian el dolor
6. Evitan la progresión de la quemadura
7. Evitan la pérdida de líquidos

• Camillas, de cuchara, nido, de socorro.
• Tabla espinal.
• Colchón de vacío.
• Banderas, con mástil plegable y fácil de insertar.
• Petos, con bandas reflectantes y con indicativos del estamento.
• Radiobalizas, de baja potencia para indicar el posicionamiento.

Normas de seguridad y higiene aplicadas en almacenes de instituciones y empresas sanitarias.

• La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales (BOE de 10/11/95) es el marco normativo de la prevención de riesgos laborales. 

¿Cuáles son las normas de seguridad e higiene aplicadas en los almacenes de las empresas de transporte sanitario?

Son las normas genéricas relativas a la prevención de riesgos laborales, pero en los almacenes hay algunas especificidades que relacionaremos a continuación:

• El almacenamiento de bombonas de oxígeno. ¿Cuáles son las normas de seguridad que se han de aplicar en el almacén? Las bombonas de oxígeno han de estar en un lugar del almacén que esté abierto y aireado. El almacén se tendrá que airear con frecuencia. No pueden estar a menos de 2 metros de fuentes de calor y llamas. Se ha de disponer de un extintor cerca del stock de las bombonas de oxígeno. Las bombonas han de permanecer siempre verticales. No se han de utilizar productos grasos (aceite, vaselina, pomadas, etc.), ni aerosoles ni disolventes. Las bombonas se tendrán que colocar al menos a 15 cm. de la pared o de un mueble. Se tendrán que movilizar en posición vertical. No se tiene que fumar cerca de las bombonas de oxígeno.
• Los productos químicos: han de tener una ficha de seguridad y han de estar debidamente etiquetados. ¿A qué productos nos referimos? A los productos de higiene como desinfectantes, antibacterianos, productos fungicidas, productos de desinsectación, etc.
• La señalización: En el almacén han de estar señalizados los puntos donde están los extintores, así como las salidas de emergencia.
• Riesgos de accidentes propios del almacén. ¿Qué tipo de accidentes laborales podemos tener en un almacén, y cuáles son las medidas de prevención que tendremos que aplicar? A continuación pondremos algunos ejemplos:

1. Contusiones. Las contusiones pueden ser producidas por caídas de objetos sobre nosotros o por golpearnos con objetos. Esto puede suceder si los estantes son inestables, si se han colocado los materiales de forma incorrecta, si hemos sobrecargado los estantes, si trabajamos sin orden o en espacios reducidos, o bien si existen puertas o estructuras transparentes sin señalizar. Como medidas preventivas tenemos las siguientes: colocaremos los elementos del almacén de forma correcta, se tendrá que habilitar el espacio suficiente para trabajar con seguridad y tener, en la medida de lo posible, aristas redondeadas en los estantes y muebles con los que nos podemos golpear.
2. Traumatismos y lesiones músculo-esqueléticas. Pueden ser producidas por caídas a diferente nivel o al mismo nivel, o por pisar objetos de forma accidental. También se pueden generar por una manipulación de cargas pesadas o por tener posturas forzadas o incorrectas. Esta situación se puede dar si el suelo está en mal estado, si hay objetos por el suelo (cables, objetos fuera de lugar), si hay falta de orden, o si hemos de acceder a materiales en zonas elevadas con elementos inestables. Como medidas preventivas tenemos las siguientes: mantendremos el orden y la limpieza en el almacén, tendremos una iluminación adecuada, utilizaremos un calzado adecuado y de seguridad, utilizaremos medios estables para llegar a zonas elevadas (escaleras con sistemas de seguridad, etc.), nos ayudaremos de elementos mecánicos para mover pesos (grúas, traspalés), y planificaremos el movimiento antes de realizarlo.